Passare ad un sistema di archiviazione della posta aiuta a strutturare il flusso e a mantenerne le informazioni sicure

La controversa vicenda delle email di Hilary Clinton ha fatto emergere con chiarezza almeno due temi:

1. Come si gestiscono email molto sensibili
2. Come si proteggono email molto sensibili

Lontani dalla narrativa della vicenda che prendiamo solo come spunto, le email sono oggi definite da due parametri di base

1. Quali contenuti (anche allegati) ‘trasportano’
2. A quali persone (gruppi di) sono destinate

Le aziende dipendono in gran parte dalle email, e queste sono costantemente sotto attacco, autentico scheletro della comunicazione aziendale. Semplifichiamo in tre aggettivi i requisiti delle e mail :

a) Fruizione semplicità di
b) Sicurezza
c) Aderenza alle normative

La migrazione della posta verso il Cloud è in corso: riduzione dei costi, amplificazione degli skill necessari offerti dai providers di Posta in Cloud, standard di sicurezza più elevati o non ‘affordable’ da parte della piccola o media impresa.

Una migrazione offre la grande occasione di organizzare le informazioni, cresciute in forma disorganica all’interno dell’azienda o meglio stratificata, e ogni strato è corrispondente a queste specie di ere geologiche che ogni innovazione rappresenta.

L’informazione che viene trasferita deve essere sempre accessibile, per analisi o business intelligence e mantenuta a lungo termine. I dati devono essere al sicuro e disponibili sempre, da ogni locazione

La gestione del trasferimento deve essere facile ed intuitiva, con il progressivo abbandono della infrastruttura on premise.

Data gravity in mind diventa qualità, e deve essere possibile testare la integrità dei dati su base costante senza costi addizionali

I punti citati possono essere sommati in:

  • Archiviazione
  • Ricerca
  • Supporto

Nella nostra posta ritroviamo informazioni su ordini, offerte, commitments,Tutta l’attività aziendale in uscita ed entrata, nella relazione con i nostri fornitori o clienti è immagazzinata nella posta elettronica. L’occasione del passaggio al cloud è l’occasione che si aspettava per organizzare queste informazioni e averle a disposizione in frazioni di tempo

Questo è il ruolo dei servizi di Cloud Email Archiving, fornire alle aziende di ogni dimensione la capacità di archiviare le email e recuperarle in tempi brevi. E fornirgli un quasi illimitato spazio di immagazzinamento (storage), garantendo all’azienda la costante disponibilità delle email stesse anche quando il dipendente avrà lasciato l’azienda, trasformando così quel tesoro di informazioni che vengono raccolte nelle email, registrazione attiva del lavoro quotidiano di ogni singolo dipendente, un capitale dell’azienda stessa.

Gli stessi criteri di archiviazione possono seguire delle policy che rendono la disponibilità delle email e il loro retrive, efficace

L’archiviazione è utile per organizzare il lavoro, favorire la comprensione da parte del dipendente del valore della email stessa ai fini degli asset aziendali e la loro necessaria protezione (e organizzazione).

Un servizio di archiviazione deve rispettare questi requisiti e permettere al reparto IT di ridurre sia i costi che la complessità di gestione di questi grandi volumi di dati.

Cloud Email Archiving di Spamina premette di mantenere tutte le email originali fino a 10 ANNI con la possibilità di effettuare ricerche veloci, ripristinarle in maniera rapida e puntuale anche in situazioni di massima urgenza. Utenti finali ed amministratori sono in grado di gestire ogni operazione dal pannello di controllo in maniera rapida ed intuitiva.

Articolo a cura di Giovanni Zanasca: https://www.linkedin.com/pulse/archivia-che-ti-passa-giovanni-zanasca?trk=prof-post