Il Knowledge Management facilita la conservazione e il mantenimento delle competenze chiave attraverso la collaborazione tra i vari utenti

Leggendo un articolo di Ryan Brooks (Product Evangelist di Netwrix), Knowledge Management 101, sono emersi spunti interessanti. 

Il Knowledge Management (KM) è la disciplina non solo di acquisire conoscenze, ma anche di archiviarle, utilizzarle e condividerle. Mentre definire il termine in modo generale è semplice, ogni programma KM ha bisogno della sua definizione e delle sue tecniche individuali, a seconda degli obiettivi specifici delle aziende e delle risorse disponibili.

Gli obiettivi principali della KM per l'azienda sono quelli di aumentare il valore del proprio capitale intellettuale e di sfruttare le proprie risorse di conoscenza per raggiungere i propri obiettivi.
L'idea è consentire alle conoscenze aziendali di essere effettivamente condivise e riutilizzate tra individui o unità organizzative.
Il Knowledge Management riduce anche il rischio associato a un dipendente in possesso di preziose conoscenze che lasciano l'azienda.
Un articolo del Massachusetts Institute of Technology (MIT) definisce il ruolo della KM nel modo seguente: "L'obiettivo principale della Knowledge Management è quello di collegare" nodi di conoscenza "sia dei fornitori di conoscenza che dei cercatori di conoscenza. La conoscenza della mente di un fornitore può quindi essere trasferita alla mente di qualcuno che cerca quella conoscenza, in modo tale da poter prendere una nuova decisione o gestire la situazione".

 

Perché il Knowledge Management è una sfida?

Lo sviluppo del KM nelle aziende facilita la conservazione e il mantenimento delle competenze chiave attraverso la collaborazione tra i vari utenti.
È importante partire dal presupposto che esistono diversi tipi di conoscenza:

  • La conoscenza tacita, che è quella conoscenza interiorizzata che una persona potrebbe non essere consapevole di avere (ad esempio come guidare le vendite utilizzando abilità personali come ironia e umorismo. Questo tipo di conoscenza è difficile da acquisire, analizzare, strutturare, scansionare e archiviare in un database o altre soluzioni IT.
  • La conoscenza esplicita, invece, può essere facilmente comunicata ad altri, come nella documentazione scritta, negli script e nelle best practices. Questa conoscenza può essere mantenuta utilizzando, ad esempio, i sistemi di gestione dei documenti e altri strumenti di gestione della conoscenza.

Una differenza fondamentale tra conoscenza e informazione è che l'accesso alla conoscenza dipende da interazioni tra gli esseri umani. Pertanto, uno dei fattori chiave per un programma di KM di successo sono le community of practice (CoPs): gruppi di persone che condividono interessi, discutono le best practices e riflettono insieme sulle lezioni apprese. Tali reti auto-organizzate possono esistere sia in piccoli uffici che in aziende dislocate in più aree geografiche, promuovendo lo scambio di conoscenze che è cruciale per l'apprendimento organizzativo e i relativi processi.

 

Componenti chiave di un programma di Knowledge Management

Un programma di KM è costituito dai seguenti componenti:

 

  • Innanzitutto, è fondamentale creare una strategia di gestione delle conoscenze aziendali basata su requisiti sia tattici che strategici. Una strategia chiaramente definita e ben documentata ti aiuta a sviluppare processi efficaci e misurare il successo del programma.
  • Una delle parti più impegnative dei progetti KM è trovare modi per coinvolgere le persone nell'iniziativa KM. È importante tenere presente che sistemi di KM efficaci dipendono dalle interazioni umane, in particolare per la generazione di conoscenza, che è un motore per l'innovazione.
  • Processi. È anche importante implementare processi che funzionino per le strutture organizzative e le strutture culturali. Più il tuo programma KM combatte contro la cultura organizzativa consolidata e richiede alle persone di cambiare comportamento, più è difficile raggiungere il successo. Un programma incentrato sulle persone dovrebbe sostenere l'interesse acquisito delle persone nel migliorare il riutilizzo delle conoscenze, compresa la condivisione delle lezioni apprese e l'acquisizione di nuove conoscenze.
  • Dal punto di vista della tecnologia dell'informazione gli strumenti di KM, come gli strumenti di gestione dei contenuti aziendali, aiutano le persone a cercare risorse di conoscenza, facilitano l'archiviazione delle conoscenze e aiutano a gestire il trasferimento delle conoscenze. Non ci si può limitare a un sistema di gestione dei documenti che aiuti solo gli utenti a trovare un'informazione di cui sono a conoscenza; cercare strumenti di gestione della conoscenza che aiutino gli utenti a effettuare ricerche più ampie e scoprire le informazioni giuste per soddisfare le loro esigenze.

 

I benefici del Knowledge Management

Le aziende moderne lavorano in un'economia della conoscenza, trasformando la conoscenza globale in realtà. Per fare affari in questa economia, le aziende devono sempre prendere decisioni strategiche e la conoscenza è una delle risorse fondamentali per il successo. Molte aziende apprezzano l'importanza della KM per i vantaggi competitivi che porta.

Alcuni esempi:

  • Miglioramento del processo decisionale e della produttività. KM consente alla forza lavoro di dedicare meno tempo alla ricerca di conoscenze e alla ricostruzione di conoscenze che non possono essere trovate, liberando tempo per lavori più importanti.
  • Condivisione più semplice delle informazioni pertinenti. I processi documentati aiutano a garantire a tutti l'accesso a conoscenze utili, quali esperienze e lezioni apprese, e seguono le procedure approvate.
  • Migliore riutilizzo delle conoscenze commerciali, scambio culturale e innovazione. I dipendenti che hanno un facile accesso alle informazioni più rilevanti possono far progredire l'azienda e soddisfare le sue esigenze in evoluzione.
  • Risparmio dei costi. La perdita di conoscenza, ad esempio quando un dipendente in possesso di conoscenze preziose lascia l'azienda, è costosa. L'estrazione e la registrazione delle conoscenze attraverso processi di routine attenua questo rischio

Il Knowledge Management aiuta un'azienda a comprendere meglio ciò che sa.

Gli strumenti KM giusti consentono di determinare dove esistono queste conoscenze e fornire modi per rendere le informazioni accessibili a utenti ed esperti. Il KM consente alle aziende di acquisire le proprie conoscenze organizzative, riutilizzare la loro precedente esperienza per risolvere i problemi e riuscire a conservare la conoscenza, favorendo così la crescita aziendale.

 

Processo di Knowledge management 

Ecco i processi chiave di KM in cui le soluzioni IT svolgono un ruolo importante:

Scoperta e organizzazione della conoscenza. Il primo passo in KM è quello di identificare le conoscenze e l'esperienza che l'azienda possiede. Questo processo di gestione dei dati include il recupero di fonti nascoste di conoscenza, la creazione di repository e l'analisi e il filtraggio delle informazioni per renderle più facilmente ricercabili. Segue l'organizzazione della conoscenza: è importante eliminare duplicati, informazioni obsolete e situazioni in cui i dati sono distribuiti su più repository, con l'obiettivo di garantire che i documenti possano essere facilmente recuperati. Il modo migliore per garantire la scoperta e l'organizzazione della conoscenza di successo è l'implementazione della data discovery and classification automatizzata.

Riutilizzo, recupero e condivisione delle conoscenze. Senza dubbio, questi concetti di KM sono fondamentali per un'efficace strategia di gestione della conoscenza. Per creare un ambiente che promuova la condivisione e l'apprendimento delle conoscenze, è necessario stabilire un trasferimento sistematico delle conoscenze e delle migliori pratiche tra gli individui, tenendo conto delle risorse umane e della cultura aziendale. Ad esempio, le aziende utilizzano spesso groupware, prodotti software che forniscono strumenti di comunicazione e organizzativi per discussioni, documenti e calendari condivisi e altre funzionalità di collaborazione.

Creazione e acquisizione della conoscenza. È importante definire i processi per ottenere conoscenze da fonti interne ed esterne. I sistemi di gestione del flusso di lavoro possono migliorare l'efficacia della creazione e dell'utilizzo delle conoscenze, compresa l'acquisizione dell'esperienza dei clienti e degli utenti e la formalizzazione dei processi di documentazione.

 

Un esempio: Mott Macdonald

In un'azienda globale, una collaborazione efficace è essenziale per la produttività, l'innovazione e il risparmio sui costi dei dipendenti. Ma man mano che crescono le basi di conoscenza, rendere quella collaborazione una realtà è una sfida.

Un utile esempio di gestione della conoscenza viene da Mott Macdonald, una società di consulenza globale di gestione, ingegneria e sviluppo che offre servizi per clienti in 150 paesi in tutto il mondo.

Mott Macdonald doveva semplificare l'accesso alle informazioni e garantire un'efficace condivisione delle conoscenze e collaborazione tra la sua comunità di esperti, tra cui ambientalisti, pianificatori, economisti, consulenti di progetto, consulenti in materia di costi e strateghi aziendali. In particolare, l'azienda aveva bisogno di migliorare la condivisione delle conoscenze e ridurre il tempo che questi team dovevano dedicare alla ricerca di informazioni, soprattutto quando avevano bisogno di accedere alle competenze reciproche nei progetti nascosti tra le decine di migliaia di file nell'ambiente SharePoint dell'azienda.

La società ha capito che il suo ambiente SharePoint poteva essere migliorato per facilitare ai dipendenti la ricerca di informazioni rilevanti per i loro progetti. A tal fine, dovevano garantire che le informazioni potessero essere individuate per settore, disciplina, formato, data di creazione, autore e altri criteri. Pertanto, Mott Macdonald ha investito nella data discovery and classification di Netwrix per automatizzare il processo di individuazione e codifica delle informazioni in SharePoint.

Migliorando il recupero delle informazioni in SharePoint, Mott Macdonald ha migliorato la memoria aziendale, la condivisione delle conoscenze globali e la produttività degli utenti. La società ha accelerato la consegna dei progetti e consentito l'innovazione, promuovendo un migliore servizio clienti e redditività. Grazie a questi risultati, l'azienda si aspetta un risparmio di 1,4 milioni di sterline ogni anno.

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